Resolução de problemas com o método 8D

por | 6 de outubro de 2020 | Qualidade

Provavelmente, uma pequena empresa de engenharia mecânica do sector automóvel recebeu um pedido do seu cliente para preparar um formulário para a Método 8D contra um incumprimento detectado pelo cliente.

O pedido é necessário devido ao sistema de gestão da qualidade IATF 16949 para o sector automóvel.

Infelizmente, as empresas que receberam o pedido de "Formulário 8D" não estão em condições de desenvolver esta metodologia de resolução de problemas adequadamente, embora provavelmente tenham declarado ao seu cliente que aplicam toda uma série de métodos e procedimentos que estão em conformidade com a IATF 16949.

Quando o cliente pede esclarecimentos, a mesma empresa receberá provavelmente um formulário aplicado pelo cliente para o seu 8D.

A análise das causas profundas da não conformidade detectada pelo cliente e a implementação da ação correctiva correspondente com verificação da sua eficácia de acordo com o método 8D requerem, no entanto, um certo grau de especialização, que não é normalmente possuído pelo departamento de qualidade de uma pequena empresa de engenharia mecânica que fornece um cliente do sector automóvel.

O método 8D é uma ferramenta de gestão da qualidade que permite a uma equipa interfuncional transmitir ideias para determinar cientificamente as causas de problemas específicos e fornecer soluções eficazes.

Muitas organizações podem beneficiar da abordagem 8D aplicado a todos os sectores de atividade. O método 8D fornece excelentes orientações para chegar à raiz de um problema, determinar a ação correctiva e formas de verificar se a solução identificada funciona realmente. O método 8D não se contenta com a "cura dos sintomas" das acções correctivas tradicionais implementadas nos sistemas de qualidade ISO 9001 (embora esta não fosse a filosofia da norma), mas visa uma cura completa da doença de que a produção padece, de modo a que seja improvável que o mesmo problema se repita no futuro.

O método de resolução de problemas 8D só é adequado no caso de problemas com "causas desconhecidas", não é o instrumento adequado se estivermos a lidar com problemas potenciais (a tratar por acções preventivas) ou com decisões a tomar sobre problemas já bem definidos.

O método 8D (8-Disciplinas) é composto por 8 passodocumentada através de registos especiais, normalmente designados por "Formulário 8D"; é por isso que muitas pequenas e médias empresas se interrogam sobre o que é o Formulário 8D e procuram alguns exemplos práticos para preencher e enviar ao cliente que o solicitou, provavelmente para ontem.

De facto, se olharmos com atenção para os formulários dos 8 D, rapidamente nos apercebemos de que não se trata apenas de um formulário de qualidade a preencher, mas de um processo de análise do problema encontrado que deve conduzir à sua solução radical.

As etapas do método 8D

  1. Planeamento
  2. Identificação do grupo de análise
  3. Definição e descrição do problema
  4. Implementação de acções de confinamento
  5. Identificação e verificação das causas profundas
  6. Aplicação e verificação da eficácia das AC
  7. Aplicação e verificação da eficácia das AC
  8. Prevenção da recorrência
  9. Reconhecimento do esforço da equipa de análise

Na realidade, existem 9 etapas porque a atividade inicial de planeamento de todo o processo está incluída.

Estas etapas devem ser documentadas num formulário 8D, por exemplo, mais corretamente designado por "Ficha de resolução de problemas segundo o método 8D".

Analisemos agora as etapas individuais.

 0 - Planeamento

Em primeiro lugar, é necessário determinar se o problema comunicado exige ou merece um método 8D, ou seja, se a causa é desconhecida e não se trata de um problema normal que possa ser resolvido através de correcções/tratamentos e/ou acções correctivas normais.

Se decidir avançar com o método 8D, deve descrever as suas razões (por exemplo, pedido explícito do cliente) e preparar os formulários de registo.

1 - Identificar o grupo de análise: formar a equipa

Sem dúvida, o cuidado e a ênfase na composição da equipa operacional é a chave do sistema 8D; é o pré-requisito para um grande sucesso. Assim, em primeiro lugar, formar uma equipa (4 a 10 membros), escolher um líder, um promotor e um secretário. Embora uma grande diferença de antecedentes culturais entre as pessoas ofereça mais hipóteses de encontrar uma solução, todos os participantes devem ter um conhecimento profundo do produto e do processo, disponibilidade de tempo e, além disso, autoridade suficiente nas relações com outras pessoas e competências nas disciplinas técnicas envolvidas na resolução do problema.

2 - Definição e descrição do problema

A descrição do problema é o passo seguinte: identificar as raízes do problema e compreender porque é que ele surgiu. É necessário efetuar uma análise muito aprofundada para ter a certeza de que não se confundiram os sintomas com o problema real. É preferível definir e circunscrever o problema em termos quantitativos (quem, o quê, quando, onde, porquê, como, quantos) e utilizar uma terminologia normalizada que seja partilhada por todos os membros da equipa.

O código do produto, o eventual número de série, o cliente, a ordem de produção, as etapas de processamento no ciclo, etc., devem ser registados nos formulários adequados. Um fluxograma do problema e uma análise através de um quadro "é/não é" nas colunas e - por linha - as perguntas clássicas "quem, o quê, porquê, onde, quando, quanto/com que frequência" podem ser úteis,

3 - Implementação de acções de contenção

A prioridade agora é isolar o cliente dos efeitos negativos do problema, a falha deve permanecer dentro da fábrica. Simultaneamente, devem ser tomadas medidas provisórias ou acções de amortecimento para evitar que o problema se agrave e se propague a outros produtos ou lotes. Apesar de certas medidas preventivas custarem dinheiro (por exemplo, controlo de aceitação a 100% antes da expedição), o cliente deve ser protegido por todos os meios até que possam ser implementadas e verificadas acções correctivas permanentes. A eficácia das acções de confinamento deve ser verificada e documentada.

4 - Identificação e verificação das causas profundas

A identificação da causa principal é crucial para planear uma ação correctiva eficaz e duradoura. Nesta fase, procura-se identificar o "porquê", a razão pela qual o problema ocorreu. Os membros da equipa investigam todas as causas potenciais utilizando diagramas de fluxo, diagramas de estratificação e diagramas de causa-efeito (espinha de peixe ou "espinha de peixe"). Se o problema for novo, pode ser útil examinar todos os eventos que afectaram o produto sob investigação por ordem cronológica; esta análise fornece, por vezes, pistas muito úteis. Os participantes devem determinar quais são as causas potenciais mais significativas.

Uma vez identificada a possível causa raiz, esta deve ser verificada e validada.

5 - Identificação da Ação Correctiva Permanente (AC)

É evidente que esta é a fase mais crítica. Todas as propostas que surgiram no ponto anterior devem ser avaliadas; em todo o caso, devem ser evitados atalhos e soluções provisórias. Os membros da equipa devem estar conscientes de que a solução escolhida será incorporada de forma permanente no produto (ou processo) no futuro. Existem várias abordagens disponíveis para a realização de testes, tanto a curto como a longo prazo. Do ponto de vista da engenharia, as verificações de conceção e os testes de aprovação da produção fornecem muitos dados úteis. Testes laboratoriais adicionais e gráficos de controlo do processo podem verificar outros parâmetros do problema que se está a tentar resolver. Qualquer método escolhido para resolver o problema deve ser destacado em termos de "quem" (a pessoa responsável), "o quê" (a ação a tomar, basicamente a solução) e "quando" (o tempo definido para completar a ação).

6 - Aplicação e verificação da eficácia das AC

A equipa passa agora à parte de implementação do plano de ação: a sua execução, em termos de quem, o quê e quando. Todos os elementos devem ser registados para verificar se as acções decididas são realizadas, utilizando os formulários previstos para as acções correctivas, incluindo os calendários, as responsabilidades, os métodos e os prazos de verificação da eficácia. As alterações da situação à medida que as acções correctivas entram em funcionamento também devem ser registadas. Por vezes, as sessões de formação, o replaneamento parcial ou a reavaliação das acções correctivas são registados.engenhariaou a seleção de novos fornecedores. Se forem necessárias medidas adicionais, estas também devem ser desenvolvidas e documentadas.

Após a conclusão, o cliente deve ser notificado do resultado da ação correctiva e o encerramento da NC deve ser formalizado.

7 - Prevenção de recidivas

Se necessário, deve ser desenvolvido um diagrama de causa/efeito para analisar e descobrir quais os segmentos do processo que podem causar a recorrência do problema, talvez com uma aparência diferente. Por vezes, é necessário alterar o estilo de gestãoou a aplicação de um procedimento diferente para evitar as condições que geraram o problema. Não se deve excluir, a priori, a realização de acções de formação também para os responsáveis a níveis superiores. Poder-se-ia também sugerir a criação de uma outra equipa, mais específica e competente, para melhorar localmente o sistema e a motivação dos dirigentes.

A normalização da ação inclui a revisão de toda a documentação envolvida: procedimentos do sistema de gestão da qualidade, instruções de trabalho, ciclos de trabalho, planos de controlo, FMEA, PPAP, etc.

8 - Reconhecimento do esforço do grupo de análise

É importante felicitar a equipa no final do processo. Em primeiro lugar, o facto de reconhecer publicamente o sucesso irá gratificar as pessoas envolvidas. Algumas ideias: preparar uma estudo de casopublicar um livro de memórias popularizado ou produzir um vídeo sobre o problema e a sua solução, um jantar oficial, uma condecoração ou um prémio.

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